Een migratie naar Microsoft 365 verloopt in vijf stappen: inventaris, voorbereiding en inrichting, gefaseerde migratie, controle en opleiding, opvolging en beveiliging. Met goede planning — meestal buiten de werkuren — merkt uw team er weinig van.
Steeds meer Vlaamse KMO's stappen over op Microsoft 365: e-mail, agenda's, Teams, OneDrive en SharePoint in één beveiligde omgeving, van waar dan ook bereikbaar. Maar een migratie klinkt voor veel ondernemers als een zware klus. Gelukkig hoeft dat niet: met een goede voorbereiding verloopt de overstap vlot.
Waarom migreren naar Microsoft 365?
- Overal werken — mail, documenten en vergaderingen op elk toestel, ook thuis of onderweg
- Minder onderhoud — geen eigen mailserver of bestandsserver meer die u moet updaten en herstellen
- Betere samenwerking — gedeelde bestanden, Teams-kanalen en gelijktijdig bewerken
- Meer beveiliging — tweefactorauthenticatie, anti-phishing en versleuteling ingebouwd
- Voorspelbare kosten — een vaste maandelijkse licentiekost per gebruiker
Het stappenplan in 5 stappen
- Inventaris — welke mailboxen, gedeelde mappen, agenda's en bestanden zijn er, en hoeveel data is dat? Welke apps sluiten aan op de mail (bv. scanners, boekhouding)?
- Voorbereiding en inrichting — licenties kiezen, domein koppelen (DNS), gebruikers en groepen aanmaken, beveiliging zoals tweefactorauthenticatie instellen.
- Gefaseerde migratie — mailboxen en bestanden worden overgezet, meestal buiten de werkuren. Eventueel gebeurt dat in groepen zodat het overzichtelijk blijft.
- Controle en opleiding — we controleren of alles is aangekomen en leggen uw team uit hoe alles werkt (Outlook, Teams, OneDrive).
- Opvolging — na de overstap volgen we op, dichten we losse eindjes en schakelen we de oude omgeving pas uit als alles bevestigd is.
Veelgemaakte fouten
- Geen inventaris maken, waardoor een oude scanner of applicatie plots geen mail meer verstuurt
- Alles in één keer migreren zonder terugvalscenario
- De beveiliging vergeten: zonder tweefactorauthenticatie is een cloudomgeving net zo kwetsbaar als een oude server
- Geen back-up van Microsoft 365-data voorzien
- Medewerkers niet informeren of opleiden, wat leidt tot frustratie en extra vragen
Goed om te weten: Microsoft zorgt voor de beschikbaarheid van de dienst, maar u blijft zelf verantwoordelijk voor uw data. Een aparte back-up beschermt tegen per ongeluk verwijderen en ransomware.
Hoe lang duurt het en wat kost het?
Voor een kleine KMO is een migratie vaak een kwestie van enkele dagen tot enkele weken, afhankelijk van het aantal gebruikers, de hoeveelheid data en de complexiteit van uw huidige omgeving. De kosten bestaan uit de maandelijkse licenties en de eenmalige kost voor voorbereiding en migratie. Wij geven u na een korte inventaris een vast voorstel, zodat u vooraf weet waar u aan toe bent.
Na de migratie: beheer en veiligheid
Microsoft 365 is geen "set and forget". Licenties, gebruikers, beveiligingsinstellingen en updates vragen opvolging. Met Microsoft 365-beheer door SIBEGO blijft uw omgeving veilig en up-to-date, en heeft uw team een vast aanspreekpunt bij vragen.
Veelgestelde vragen
Is er downtime tijdens een Microsoft 365 migratie?
Bijna niet. We migreren meestal buiten de werkuren en houden de oude omgeving beschikbaar tot alles bevestigd is. Enkel bij de omschakeling van de mailstroom is er een korte overgangsperiode.
Welke Microsoft 365-licentie heeft mijn KMO nodig?
Dat hangt af van uw gebruik: alleen e-mail en Office, of ook beveiliging en apparaatbeheer. We adviseren de licentie die past, zonder onnodige extra's.
Kan ik mijn bestaande bestanden meenemen naar OneDrive of SharePoint?
Ja. We migreren bestanden van uw bestandsserver of ander platform naar OneDrive en SharePoint, met behoud van de mappenstructuur en rechten waar mogelijk.